Бумажное проклятие ЭЖ

Конец учебного года, предотпускной аврал из последних учительских сил, когда очередная лишняя формальность уже даже не раздражает, а просто подавляет. Это именно тот момент, когда ярко и рельефно встает давно обсуждавшийся в вялом теоретическом ключе вопрос закрытия классных журналов, если они ведутся только в электронном виде. Это боль тех лучших, кто в первых рядах пошел за призывами эффективно использовать ИТ в управлении образовательным процессом и с замиранием сердца воспользовался законным правом отказаться от бумажных классных журналов.

Мне особенно досадно снова поднимать этот вопрос, т.к. наша свободная разработка РУЖЭЛЬ строго соответствует действующим законам, чтобы минимизировать нагрузку не только на учителя, но и на учебную часть. А наши немногочисленные последователи– школы с очень грамотными и целеустремленными завучами и ИТ-шниками, готовыми отстаивать свои взгляды на организацию образовательного процесса,– снова в конце учебного года задают вопрос: так, как же нам правильно поступить?

Начнем с законов.

Статья 28 федерального закона N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», где описаны компетенция, права, обязанности и ответственность образовательной организации, в пп.11 п.3 прямо относит к зоне ответственности школы «индивидуальный учет результатов освоения обучающимися образовательных программ, а также хранение в архивах информации об этих результатах на бумажных и (или) электронных носителях;».

Более того, эта норма перенесена из части 8 статьи 15 старого закона «Об образовании» с отсечением причастного оборота: «в порядке, утвержденном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере образования». Тем самым, никаких внешних указаний по вопросам ведения учета успеваемости и хранения результатов закон не предусматривает! Даже сбор такой информации со школ недопустим, согласно письму Минобрнауки от 12.9.2012 № ДЛ-150/08 «О сокращении объёмов и видов отчётности, представляемой общеобразовательными учреждениями».

Единственное, что требуется от школы, согласно статье 30 закона,– иметь локальную нормативную базу, в которой все регламенты должны быть прописаны с учетом разумных рисков нарушения достоверности информации в процессе ведения учета и архивного хранения.

Казалось бы, перешел полностью на ЭЖ, отказался от дублирования его на бумаге, обеспечил надежное ведение и хранения итогов учебного года на 5 лет– молодец. Ан, нет!

Даже в Москве, где И.И.Калина приложил существенные усилия по стимулированию отказа школ от дублирования ЭЖ на бумаге, в приказном порядке предписано распечатать ЭЖ и хранить в таком виде. И хотя Департамент образования Москвы не вправе требовать распечатки ЭЖ, ибо это выходит за рамки его компетенции, редкий директор решится приказ не соблюдать. Оно, конечно, не очень страшно, но жалко бессмысленно потраченные время, расходники и место в архиве. Ведь, распечатанные журналы занимают в разы больше места, чем типографские.

Ничто не мешает с гораздо большей достоверностью и заметно меньшими издержками хранить данные из заполненных годовых ЭЖ в электронном виде, пригодном для просмотра.

Попутно и отдельно стоит снова поднять вопрос архивного хранения итоговых ведомостей успеваемости класса, которые в традиционном журнале располагаются на последних страницах. Это единственный явно упомянутый в документах вид архивной информации, которая должна быть в бумажном виде: «После 5-летнего хранения из журнала изымаются страницы со сводными данными успеваемости и перевода учащихся данного класса. Сформированные дела за год хранятся не менее 25 лет».

Эта норма упомянута в письме Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. N 03-51/64 о «Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях». Там норма о 25-летнем хранении, в свою очередь, ссылается на пп.605 раздела 5 нормативного опуса Росстата 1988 года: «ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСКОМИТЕТОВ, МИНИСТЕРСТВ, ВЕДОМСТВ И ДРУГИХ УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ», в который последний раз вносились изменения приказом Росархив от 06.10.2000 и который отменен приказом Росархив от 26 августа 2010 г. N 63 в связи с приказом Минкультуры №558 (подробнее).

А дальше начинаются недоумения:

1. В современных условиях, причем с момента ввода в действие прошлого закона «Об образовании» в 1992 году, смысла нет в хранении этой информации, т.к. исчезло единство системы оценивания– закон передает школе право выбора системы оценивания и способа ведения учета. А с появлением ГИА и ЕГЭ, которые нормативно определяют итоги государственной аттестации, длительное хранение результатов промежуточной аттестации по итогам года никому не нужно и ни на что не влияет.
2. Приказ Минкультуры от 25 августа 2010 г. N 558 утвердил новый «ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ», в котором нет подобной нормы. Самое близкое к проблемам архивного хранения учетной документации в образовании– пп.725 п. 8.3 о повышении квалификации работников– хранение в течение 1 года, считая с 1 января следующего года после завершения ведения учета.
3. Данные перечни, независимо от их принятия или отмены, регламентируют сроки хранения тех документов, которые ведутся в организации. Список документов, обязательных к ведению, определяют школам региональные органы управления. Если в них нет явного указания на ведение сводной ведомости итоговых отметок обучающихся и если школа не ведет бумажный журнал, то и хранить ей нечего! Я думаю, никому не могло прийти в голову отдельно указывать обязанность вести эту сводную ведомость, раз она является составной частью классного журнала.

Остается проверить региональную нормативную базу, чтобы понять, верно ли мое предположение. Если верно, то все, кто полностью перешел на ЭЖ без дублирования его на бумаге, могут забыть о необходимости распечатки и 25-летнего хранения ведомости. Правда, им могут напомнить проверяющие органы, которым придется законность этого решения объяснять. По опыту, директора предпочтут напечатать ведомость, чем «доказывать, что не верблюд».

Что считаю здравым и продуктивным для архивного хранения данных ЭЖ за учебный год без распечатки на бумагу?

• Если ЭЖ позволяет хранить итоговые за учебный год данные в пригодном для чтения без специального программного обеспечения виде, их можно записать на два электронных носителя и хранить в разных местах. Например, один в сейфе директора, а другой в сейфе завуча. Но в разных местах!
• Если ЭЖ не предусматривает возможности хранения данных в независимом от своего программного обеспечения виде, можно вывести предметные и иные страницы ЭЖ в читаемые формы типа pdf и сохранить их, аналогично описанному выше варианту на двух разных носителях.

Для надежного хранения в электронном виде можно пойти двумя путями:

1. В идеале, подписать информацию электронной подписью школы и подкрепить ее внешней электронной подписью органа управления. Этот вариант требует ИТ-вменяемости органа управления, на что не всегда можно рассчитывать.
2. Пока идеал недостижим, запечатать носители в разные бумажные конверты, оформить их как внутренние документы с номерами и печатями. В случае вскрытия конверта, оформлять акт вскрытия с обоснованием. Можно этот акт запечатывать в новый конверт вместе с носителем информации, если это происходит редко. Можно завести отдельный журнал вскрытия конверта с архивной информацией, если необходимость вскрытия возникает не редко.

Мечтаю о том времени, когда бумажное проклятие безвозратно уйдет с ЭЖ. Но проклятия сами не уходят. Чтобы это случилось, нужно всем здоровым силам с проклятиями бороться. Это не самое сильное проклятие– его снести можно.

PS. А вот и движение наметилось в отношении ЭП: